ইমেইল এন্ড ইম্প্রেশান”

ইমেইল এন্ড ইম্প্রেশান”

শুক্রবারের বিশেষ লেখা ডেস্ক।

::

মরা অনেকে ইমেইল লিখি শুধুমাত্র ”প্লিজ ডাউনলোড” বা “ফাইল এটাচড’ লিখে দিয়ে৷  কেউ হয়তো ভদ্রতা বশত ইমেইলের নিচে নিজের নাম লিখে দেন , অনেকে তাও লিখেন না। প্রায় ই-পত্রে বিষয়, সম্বোধন, সারাংশ, গর্ভাংশ, দেহ (বডি) কিছুই  থাকেনা। শরীরহীন অসংখ্য পঙ্গু পত্র আমরা প্রতিদিন প্রসব করি। 
 
অথচ বিশ্বব্যাপী ইমেইল ব্যবহার হচ্ছে শুধু যোগাযোগের মাধ্যম হিসেবেই নয়, কোম্পানি ব্র‍্যান্ডিং এর হাতিয়ার হিসেবেও। ইমেইলে ফন্ট,  রং,  শব্দ, লোগো, সিগনেচার সব কিছুই কর্পোরেট প্রতিষ্ঠানগুলোতে  গবেষণা করে কেটে তৈরি করা হয়৷ অনেক থার্ড পার্টি প্রতিষ্ঠান আছে যারা শুধু ইমেইল এ টেম্পলেট (নমুনা ডিজাইন) তৈরি করে দেয়!  আধুনিক কর্পোরেট বিশ্ব মনে করে একটি স্মার্ট ইমেইল স্মার্ট ইমপ্রেশন তৈরি করে।
 
 
ইমেইল শুধু নিজেদের অফিস টু অফিস, শাখা টু শাখা, ব্যক্তি টু ব্যাক্তি হয় না৷ বাইরের অনেক পক্ষকে ইমেইল করতে হতে পারে।  বাংলাদেশ ব্যাংক, বিদেশী গ্রাহক, কর্পোরেট অফিস, সরকারের মন্ত্রনালয়, সংবাদ মাধ্যম, আইনজীবী, হিসাবধারী বহু পক্ষকে ইমেইল করতে হয়। কিন্তু আমরা সবার প্রতিই বেশ অযত্নে ইমেইল লিখি। ইমেইলের সাথে প্রতিষ্ঠানের ব্রান্ডিং ইমেজ যেহেতু জড়িত সেহেতু আমরা যে ভাষায় এসব চিঠি লিখি তা কর্পোরেট হয়ে ওঠা জরুরি। 
 
 
ইমেইল লেখার প্রথম এটিকেট (সৌজন্যতা) হচ্ছে যাকে ইমেইল দিচ্ছেন তার ঠিকানা হবে রিসিভার এর ঘরে, কারো কাছে কোন কপি পাঠাতে চাইলে তা CC তে এবং অন্যদের না জানিয়ে গোপনে CC দিতে চাইলে তার ঠিকানা BCC তে লিখে দিতে হবে।  রিসিভার, সিসি, বিসিসি বিষয়টা অনেকে না বুঝে তালগোল পাকিয়ে ফেলেন ।  ফলে গোপন জিনিসও অনেকসময় গোপন থাকেনা৷ বিব্রত হন সবাই। 
 
দ্বিতীয় যে বিষয়ে আমরা ব্যপক উদাসীন তা হলো ইমেইলের ‘সাবজেক্ট’ লিখতে আমরা খুব অপেশাদার আচরণ করি। অনেকে ইমেইলের সাবজেক্ট-এ পত্রের পিওন বুকের সিরিয়াল নাম্বার লিখেন, কেউবা ”দৃষ্টি আকর্ষণ: অমুক” বা কেউ ফাঁকা রেখে দেন  কিছুই লিখেন না।
 
ইমেল/ই-পত্রের সাবজেক্ট হেড যতটা সম্ভব আনুষ্ঠানিক রাখা নিয়ম। কাগুজে চিঠির মতো ইমেইলের সাবজেক্ট বা বিষয়-এপুরো চিঠির প্রসঙ্গ প্রতিফলিত করতে হবে।  টেকনিক্যালিও পুরনো ইমেইল খুঁজে বের করার সময় সার্চ/অনুসন্ধান করতে সাবজেক্ট হেড প্রচুর সাহায্য করে।  তাই আপনাকে অবশ্যই সঠিক সাবজেক্ট হেড বাছাই করতে হবে।  
 
পুরো লেখায় একটা চিঠির উদাহরণ দিলে বিষয়টা সম্পর্কে আরেকটু পরিষ্কার ধারণা পাওয়া যাবে। যেমন ধরুন, কিউকিউ ব্যাকের জেদ্দা প্রতিনিধি অফিস হতে প্রায়শই হিসাব খোলার ফরম পাঠিয়ে দিয়ে বলা হয়, হিসাবটি খুলে গ্রাহকের ইমেইলে অবহিত করতে ।  আমরা হিসাব খুলে দিয়ে গ্রাহককে মেইল করে জানিয়ে দিই যে, আপনার হিসাব খোলা হয়েছে।  আমরা বেশিরভাগ সময় সাবজেক্টে “Thank You”, “Attention Mr X” বা Your Account” এসব লিখি৷  এগুলা কোনটাই ফরমাল না৷ আপনি যদি ফরমালি লিখতে চান লেখা উচিৎ “Thanks letter from QQ Bank Limited for opening bank”। এতে গ্রাহক ইমেইলে ঢোকার আগেই বুঝতে পারবে কিউ কিউ ব্যাংক হতে থ্যাংকস লেটার এসেছে। 
 
 
এরপরই আসে সম্বোধনের বিষয়টি। ইমেইলে পত্র প্রাপককে সম্বোধন করতে হয় আমরা তা অনেকে জানিই না। তাই অনেকে কাউকে সম্বোধন না করেই পত্র লিখেন। উপরের পত্রটিই ধারাবাহিকভাবে আলোচনায় যাই। সম্বোধন অংশে ‘ ডিয়ার স্যার/ডিয়ার ম্যাডাম’ দিয়ে শুরু করতে পারি। অনেকে তা লিখেন বটে কিন্তু চিঠির ‘বডি’তে সোজাসাপ্টা যা তথ্য দেয়ার দিয়ে কাজ সেরে ফেলেন । তাতে কাজ হয় ঠিকই কিন্তু বড্ড কাঠখোট্টা দেখায়।  বেশীরভাগ ইমেইলে নিচের উদাহরণের মতো করে জবাব লিখে পাঠাই 
 
Dear Sir,
Account No. 457896658
Account Name Md. Hossen
-Thank You.
 
যেহেতু এটি একটি আনুষ্ঠানিক চিঠি এবং গ্রাহককে লেখা ব্যাংকের প্রথম পত্র। সেহেতু তার মনে ব্যাংক সম্পর্কে ইতিবাচক অনুভূতির তৈরী করে ইমেইলটি সেভাবে লেখা শুরু করা উচিত।
 
 
যেমন আমরা এভাবে লেখা শুরু করতে পারি:
 
Dear Sir, 
 
We are pleased to inform you that a savings account is opened in QQ Bank Limited, Khilgaon Br, Dhaka, on 27.07.2020.  The details of the opened account is given below:
 
Account No. 457896658
Account Name :  Md. Hossain
 
(প্রিয় মহোদয়, আমরা অত্যন্ত আনন্দের সাথে জানাচ্ছি যে,   ২৭.০৭.২০২০ তারিখে আপনার নামে কিউকিউ ব্যাংক লিমিটেড, খিলগাঁ শাখা, ঢাকায় একটি  সঞ্চয়ী হিসাব খোলা হয়েছে আপনার সদয় অবগতির জন্য হিসাবের তথ্যাদি নিচে দেওয়া হল:)
 
 
 
এটি একটি চিঠির ভালো শুরু। এতটুকু একজন লিখেনও। এটুকু লেখার পর কেউ চিঠি শেষ করে ফেলেন। কিন্তু এরপরেও একটি দুটি লাইন যোগ করা যায়। এটা ফিনিশিং টাচ হতে পারে। কর্পোরেট চিঠিতে ফিনিশিং যতোটা নান্দনিক হয় গ্রাহকের মনে তা ততোটা ইতিবাচক ভালোলাগা তৈরী করে,  ছুঁয়ে যায়। যেমন এই পত্রেই আপনি লিখতে পারেন। 
 
 
Thanks for choosing QQ Bank Limited, the largest bank of the country, as your bank. 
 
 
গ্রাহককে আপনি এই বলে ধন্যবাদ দিলেন, দেশের সর্ববৃহৎ ব্যাংক কিউকিউ ব্যাংক-কে আপনার ব্যাংক হিসেবে বেছে নেওয়ায় আপনাকে ধন্যাবাদ। এই বক্তব্যে গ্রাহকের কাছে আপনার ইমেজ যেমন বাড়ায় তেমন এর অংশ হতে পারায় তার মনে গর্ববোধ তৈরী করা হয়। 
 
এরপর With Thanks, Sincerely yours যাই লিখুন না কেন পত্রে অবশ্যই শাখার ব্যবস্থাপকের নাম, ব্যাংকের নাম, শাখার নাম এবং যোগাযোগের জন্য টেলিফোন নাম্বার উল্লেখ করতে হয়। এই অংশ ডিফল্ট সেট করে রাখা যায়। চিঠির শেষে স্বয়ংক্রিয় যোগ করা যায়।
 
কর্পোরেট ইমেইল লেখার সময় অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে,  ইমোজি, কার্টুন, ইমেজ, ফুল দেয়া যাবে না। অহেতুক লাল-নীল রঙ করা, বোল্ড করাও অনুচিত।
 
উপরের চিঠির পুরো নমুনা একবার একনজরে দেখে নিতে পারেন। 
 
 
Mr. Hamidur Rahman
PO Box 955869
Zeddah
KSA.
 
 
Subject : Thanks letter from QQ Bank Ltd for opening bank account.
 
Dear Sir/Madam, 
 
We are pleased to inform you that a savings account is opened in QQ Bank Limited, Khilgaon Branch, Dhaka, on 27.07.2020. The details of the opened account is given below:
 
Account No. 457896658
Account Name Md. Hossen
 
Thanks for choosing QQ Bank Limited, the largest bank of the country, as your bank. 
 
 
With Thanks,
 
Mr. ওওও
Manager, QQ Bank Limited
Khilgaon Br, Dhaka. 
Tel: 0288888888. 
 
 
[লেখা: সোনালী ব্যাংকার্স শুক্রবারের বিশেষ লেখা ডেস্ক।  সম্পাদনা: এমআর ও এমএন|]

,